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ビジネスマナーの電話対応と来客時のエレベーター対応や名刺交換

投稿日:2017年3月8日 更新日:

4月は新生活の季節です。
就職が決まった方は新入社員として新しい環境での生活が始まります。
いくら新入社員とはいえ、外部の方と接触するときは自分が会社の顔になりますので、お取引先さまへの対応には注意してください。
その中で今回は新入社員の方が特に最初に悩まれるビジネスマナーをご紹介します。

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ビジネスマナーとしての正しい電話対応とは?

お取引先さまから「○○さまいらっしゃいますか?」と聞かれた際は、
「〇〇はただいま席を外しております。戻りましたらこちらからお電話を差し上げましょうか?」と伝え、
お取引先さまが「では、お願いします」と言えば、お取引先さまのお名前と電話番号をメモします。
ここで、重要な事は必ず「復唱させていただきます」と言ってメモの内容が間違っていないかを確認してください。
万が一、○○さんが戻ってきた際にメモの連絡先が間違っていたらお取引先さまにも迷惑をかけてしまうことになります。

またお取引先さまが「いいえ、それには及びません」と言われた場合は「○○さまより電話があった旨を伝えておきます」
を言うのが一般的です。ですが、ここで気が利く人は「いつ戻るかわかりませんので、戻り次第担当から電話させます。恐れ入りますが念の為、○○さまのご連絡先をお聞きしてもよろしいですか?」
までいえると◎の対応です。

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ビジネスマナーとして来客時の際の正しいエレベーターでの対応は?

お取引先さまが自社に来られた際に別の階の応接室にご案内する場合、エレベーターに別の先客がいる場合は自分が外側のボタンを押した状態でお取引先さまを優先して中に誘導します。
エレベーターに誰もいない場合は自分が「お先に失礼します」と言ってから先に乗り込み「開」ボタンを押しお取引先さまを誘導します。。
上記以外に会社で決められた応対があるのであればそちらを優先してください。「これが正解!」は特に無いかもしれません。ケースバイケースで、失礼の無いようにすることが一番大事です。

ビジネスマナーとしての名刺交換とは?

相手が一人のときは、受け取った名刺を自分の名刺入れの上に乗せて机の上におきます。
相手が二人以上のときは、残りの人の名刺を名刺入れの横に並べておきます
この時よくありがちな間違った行動として名刺交換の際に名刺だけを見てしまい相手の顔を見ずに受け取ってしますケースです。
名刺交換は相手の顔を見ながら、お互いの名刺を交換することが正しいマナーになります。

相手からいただいた名刺を名刺入れにしまうタイミングとしては、面談が終わって話を切り上げる前後のタイミングで「お名刺頂戴いたします」と言いながらさりげなく自分の名刺入れの中に入れるのがスマートです。

まとめ

以上の3つのビジネスマナーをご紹介しましたが、そもそもマナーとは他人にも気持ちよくお互い気持ちよい気分にさせてくれる心配りのことです。
必要以上に気にしすぎることはありません。そうしないとかえって本題のビジネスに集中できなくなります。
         

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